Freelance medior contract administrator


Legal Staffing Experts zoekt voor haar klant in Brussel een medior Contracts Administrator.
 
Dit is voor een tijdelijke invulling, momenteel van 5/6/2023 tot 29/09/2023 (verlenging is mogelijk).  

 
Functie:
Het departement Contract Management is verantwoordelijk voor het proces ‘contract creation’ voor verkoop- en aankoopcontracten en andere contractuele overeenkomsten (bv handlinglicenties, MoU…) voor alle departementen van de klant.

 
VERANTWOORDELIJKHEDEN

Nieuwe contracten

- Ondersteunt het management team bij alle contractuele kwesties gekoppeld aan het ‘contract creation’ proces met betrekking tot de verkoop- en aankoopcontracten als voor het contractopmaak proces voor andere types contracten, meer bepaald:


o verantwoordelijk voor het opmaken contracten vanuit standaardmodellen.
o verantwoordelijk voor het bekomen van de interne en externe informatie, nodig om de contracten op te maken.
o het verlenen van administratieve support aan managers in het kader van onderhandelingen met klanten/leveranciers: voorbereiding van overeenkomsten, documenten, waken over de administratieve contractvereisten, contractoverleg opzetten, ….
o verantwoordelijk voor de reflectie van gevoerde onderhandelingen in het contract: opmerkingen/onderhandelingen integreren in aangepaste/nieuwe contracten of aanvullende documenten.
o verantwoordelijk voor het volledige beheer van het goedkeuringsproces en de bijbehorende administratie: tijdig alle ontwerpen/documenten klaar hebben, proactief opvolgen van interne en externe goedkeuringen, coördineren van de ondertekening, inclusief het opvolgen van alle wijzigingen die in de loop van het proces worden vastgelegd,….
o coördineren van verzoeken om juridisch advies van het juridische departement inzake contracten, onder verantwoordelijkheid van de Contracts Manager.
o coördineren van verzoeken om advies en feedback van relevante departementen (bv. financieel, technisch, milieu, …).
o ondersteunen van de verdere ontwikkeling van de tools die het proces ondersteunen.
o beheren van het proces van de contractopmaak in de desbetreffende tools, trekt de nodige simulaties en rapporten en verzekert de nodige goedkeuringen van de relevante functies.
o verzekeren van de kwaliteit van input in contractdatabase ter ondersteuning van de relevante departementen.

 
Bestaande contracten

- Houdt een "bibliotheek" en database bij van alle overeenkomsten, die op elk moment geraadpleegd moet kunnen worden.


o Proactief opvolgen van database (naar bijvoorbeeld duurtijd en vernieuwingsdata), coördinatie en informatie aan de Managers van alle relevante zaken via een standaard rapportering.
o Waarborgt een volledige dekking van alle relevante contracten via deze database.


- Behandelt interne + externe vragen met betrekking tot de contracten (bijv. bij vragen van de interne auditor, of wanneer een ander departement een overzicht van bepaalde contracten wenst).
 
Andere

- Ondersteunt vanuit Contract Management met het proces van het uitwerken van standaardtemplates dat door Legal wordt geleid. Dit vanuit relevante ervaring en ook met als doel deze templates 100% te beheersen.
- Ondersteunt de Contracts Manager in de implementatie en opvolging van de nodige procedures rond contract creation.

 
 
Jouw profiel
Minstens 4 jaar aantoonbare ervaring met coördineren en opvolgen van verkoop- en aankoopcontracten en andere contractuele overeenkomsten 
Minstens 4 jaar aantoonbare ervaring met documentbeheer met betrekking tot de algemene voorwaarden en verslagen van gevoerde onderhandelingen, om deze dan zelf te integreren in nieuwe contracten of aanvullende documenten 
Aantoonbare ervaring met gelijktijdig beheren van groot aantal contracten/documenten moet duidelijk zijn op CV
Aantoonbare ervaring met het opmaken contracten vanuit standaardmodellen 
- Minstens 4 jaar aantoonbare ervaring met verwerking en klassering in databases 
Achtergrond met rechtspraktijk/notariaat/...
Grondige aantoonbare ervaring en kennis van Excel
Engels: uitstekende kennis spreken, schrijven, begrijpen
Nederlands: uitstekende kennis spreken, schrijven, begrijpen
Frans: functionele kennis 
 
Interesse in deze functie?
Contacteer judith@legalstaffingexperts.be.
Discretie gegarandeerd!