Freelance medior contract administrator
Legal Staffing Experts zoekt voor haar klant in Brussel een medior Contracts Administrator.
Dit is voor een tijdelijke invulling, momenteel van 5/6/2023 tot 29/09/2023 (verlenging is mogelijk).
Functie:
Het departement Contract Management is verantwoordelijk voor het proces ‘contract creation’ voor verkoop- en aankoopcontracten en andere contractuele overeenkomsten (bv handlinglicenties, MoU…) voor alle departementen van de klant.
VERANTWOORDELIJKHEDEN
Nieuwe contracten
- Ondersteunt het management team bij alle contractuele kwesties gekoppeld aan het ‘contract creation’ proces met betrekking tot de verkoop- en aankoopcontracten als voor het contractopmaak proces voor andere types contracten, meer bepaald:
o verantwoordelijk voor het opmaken contracten vanuit standaardmodellen.
o verantwoordelijk voor het bekomen van de interne en externe informatie, nodig om de contracten op te maken.
o het verlenen van administratieve support aan managers in het kader van onderhandelingen met klanten/leveranciers: voorbereiding van overeenkomsten, documenten, waken over de administratieve contractvereisten, contractoverleg opzetten, ….
o verantwoordelijk voor de reflectie van gevoerde onderhandelingen in het contract: opmerkingen/onderhandelingen integreren in aangepaste/nieuwe contracten of aanvullende documenten.
o verantwoordelijk voor het volledige beheer van het goedkeuringsproces en de bijbehorende administratie: tijdig alle ontwerpen/documenten klaar hebben, proactief opvolgen van interne en externe goedkeuringen, coördineren van de ondertekening, inclusief het opvolgen van alle wijzigingen die in de loop van het proces worden vastgelegd,….
o coördineren van verzoeken om juridisch advies van het juridische departement inzake contracten, onder verantwoordelijkheid van de Contracts Manager.
o coördineren van verzoeken om advies en feedback van relevante departementen (bv. financieel, technisch, milieu, …).
o ondersteunen van de verdere ontwikkeling van de tools die het proces ondersteunen.
o beheren van het proces van de contractopmaak in de desbetreffende tools, trekt de nodige simulaties en rapporten en verzekert de nodige goedkeuringen van de relevante functies.
o verzekeren van de kwaliteit van input in contractdatabase ter ondersteuning van de relevante departementen.
Bestaande contracten
- Houdt een "bibliotheek" en database bij van alle overeenkomsten, die op elk moment geraadpleegd moet kunnen worden.
o Proactief opvolgen van database (naar bijvoorbeeld duurtijd en vernieuwingsdata), coördinatie en informatie aan de Managers van alle relevante zaken via een standaard rapportering.
o Waarborgt een volledige dekking van alle relevante contracten via deze database.
- Behandelt interne + externe vragen met betrekking tot de contracten (bijv. bij vragen van de interne auditor, of wanneer een ander departement een overzicht van bepaalde contracten wenst).
Andere
- Ondersteunt vanuit Contract Management met het proces van het uitwerken van standaardtemplates dat door Legal wordt geleid. Dit vanuit relevante ervaring en ook met als doel deze templates 100% te beheersen.
- Ondersteunt de Contracts Manager in de implementatie en opvolging van de nodige procedures rond contract creation.
Jouw profiel
- Minstens 4 jaar aantoonbare ervaring met coördineren en opvolgen van verkoop- en aankoopcontracten en andere contractuele overeenkomsten
- Minstens 4 jaar aantoonbare ervaring met documentbeheer met betrekking tot de algemene voorwaarden en verslagen van gevoerde onderhandelingen, om deze dan zelf te integreren in nieuwe contracten of aanvullende documenten
- Aantoonbare ervaring met gelijktijdig beheren van groot aantal contracten/documenten moet duidelijk zijn op CV
- Aantoonbare ervaring met het opmaken contracten vanuit standaardmodellen
- Minstens 4 jaar aantoonbare ervaring met verwerking en klassering in databases
- Achtergrond met rechtspraktijk/notariaat/...
- Grondige aantoonbare ervaring en kennis van Excel
- Engels: uitstekende kennis spreken, schrijven, begrijpen
- Nederlands: uitstekende kennis spreken, schrijven, begrijpen
- Frans: functionele kennis
Interesse in deze functie?
Contacteer judith@legalstaffingexperts.be.
Discretie gegarandeerd!